Bogotá 2 de septiembre de 2020
Prime Work Spaces
Las reuniones virtuales pueden traer desanimo, pérdida de tiempo, estrés y momentos de incomodidad. Para ello deberíamos tener en cuenta los siguientes factores para llevar a cabo una reunión virtual.
- Antes de realizar la reunión pregúntate si es necesario hacer la reunión virtualmente o si por el contrario puedes manejar el asunto a partir de una llamada, un correo electrónico o un mensaje.
- Si la reunión es necesaria define un objetivo que refleje el éxito de la reunión (ejecutar, definir, decidir, desarrollar solucionar)
- Define quienes serán los participantes de la reunión. Personas que tengan un rol directo asociado con los objetivos de la reunión.
- Envía la invitación y define una agenda concreta con los objetivos, contexto, hora (teniendo en cuenta las zonas horarias) y avisa con tiempo de antelación para que puedan asistir sin ningún inconveniente.
- Dispón 10 o 15 minutos al iniciar la reunión para saludar, generar conexiones, hacer preguntas, compartir, esperar y acercar a los participantes.
- Evita que una sola persona absorba toda la atención por largo tiempo, utiliza dinámicas como “levantar la mano” o activar micrófono para pedir el turno al hablar y determina los tiempos de intervención.
- Utiliza una plataforma que conozcas y que sea compatible con el sistema de la audiencia. Identifica con anticipación si requiere o no contraseña para poder ingresar. Puedes utilizar Zoom, Meets de Google, Teams de Microsoft, Adobe Connect, Google Hangouts, WebEx.
- Revisa los objetivos durante la reunión, la conexión a internet. Configura la plataforma previamente, apartarte en un lugar libre de distracciones e identifica si es necesaria o no tu participación.
- Asigna un líder que fomente la participación, cree un acta, hacer seguimiento a los temas pertinentes y oriente la comunicación al objetivo principal.
- Se coherente con el tiempo de inicio y fin de la reunión para que no se extienda mas de lo que ya se había pactado.
- No hagas multitareas, concéntrate y ten la disposición para enfocarte en comprender y participar en el tema.
- Al finalizar realiza un seguimiento de los objetivos, consolida conclusiones, siguientes pasos, responsables y envía los compromisos pactados en dicha reunión.
- No permitas que el tiempo que invertiste se pierda. Guarda en la nube o en documentos compartidos el registro de la información y los avances.
A partir de estos aspectos podrás identificar los pasos necesarios para realizar tus reuniones virtuales efectivamente. Te invitamos desde Prime a que participes de las capacitaciones, charlas, webinars y talleres a través de https://primeworksp.com/eventos-prime/ y nuestras redes sociales en Instagram, Facebook, Twitter y Linked In como: @primeworkspaces
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Escrito Por: Katherine Bautista Rivera – Ejecutiva de Alianzas