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CÓMO REALIZAR UNA REUNIÓN VIRTUAL EFECTIVA

Bogotá 2 de septiembre de 2020

 

Prime Work Spaces

Las reuniones virtuales pueden traer desanimo, pérdida de tiempo, estrés y momentos de incomodidad. Para ello deberíamos tener en cuenta los siguientes factores para llevar a cabo una reunión virtual.

  1. Antes de realizar la reunión pregúntate si es necesario hacer la reunión virtualmente o si por el contrario puedes manejar el asunto a partir de una llamada, un correo electrónico o un mensaje.
  2. Si la reunión es necesaria define un objetivo que refleje el éxito de la reunión (ejecutar, definir, decidir, desarrollar solucionar)
  3. Define quienes serán los participantes de la reunión. Personas que tengan un rol directo asociado con los objetivos de la reunión.
  4. Envía la invitación y define una agenda concreta con los objetivos, contexto, hora (teniendo en cuenta las zonas horarias) y avisa con tiempo de antelación para que puedan asistir sin ningún inconveniente.
  5. Dispón 10 o 15 minutos al iniciar la reunión para saludar, generar conexiones, hacer preguntas, compartir, esperar y acercar a los participantes.
  6. Evita que una sola persona absorba toda la atención por largo tiempo, utiliza dinámicas como “levantar la mano” o activar micrófono para pedir el turno al hablar y determina los tiempos de intervención.
  7. Utiliza una plataforma que conozcas y que sea compatible con el sistema de la audiencia. Identifica con anticipación si requiere o no contraseña para poder ingresar. Puedes utilizar Zoom, Meets de Google, Teams de Microsoft, Adobe Connect, Google Hangouts, WebEx.
  8. Revisa los objetivos durante la reunión, la conexión a internet. Configura la plataforma previamente, apartarte en un lugar libre de distracciones e identifica si es necesaria o no tu participación.
  9. Asigna un líder que fomente la participación, cree un acta, hacer seguimiento a los temas pertinentes y oriente la comunicación al objetivo principal.
  10. Se coherente con el tiempo de inicio y fin de la reunión para que no se extienda mas de lo que ya se había pactado.
  11. No hagas multitareas, concéntrate y ten la disposición para enfocarte en comprender y participar en el tema.
  12. Al finalizar realiza un seguimiento de los objetivos, consolida conclusiones, siguientes pasos, responsables y envía los compromisos pactados en dicha reunión.
  13. No permitas que el tiempo que invertiste se pierda. Guarda en la nube o en documentos compartidos el registro de la información y los avances.

A partir de estos aspectos podrás identificar los pasos necesarios para realizar tus reuniones virtuales efectivamente. Te invitamos desde Prime a que participes de las capacitaciones, charlas, webinars y talleres a través de https://primeworksp.com/eventos-prime/ y nuestras redes sociales en Instagram, Facebook, Twitter y Linked In como: @primeworkspaces

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Escrito Por: Katherine Bautista Rivera – Ejecutiva de Alianzas

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